Pour la 5ème année consécutive, nous avons eu le plaisir d’organiser la Convention annuelle de franchise du groupe PANO, spécialisé en signalétique.
Cette année, la destination retenue était la Côte d’Azur et plus précisément Saint-Raphaël dans le Var.
Nous avons opté pour la privatisation du Palais des Congrès de la ville afin d’accueillir ce groupe en pleine croissance, dont le nombre de participants ne cesse d’augmenter. D’ailleurs, les concessionnaires ont été répartis sur deux hôtels, situés chacun à moins de 5 minutes à pied du Palais des Congrès.
Une logistique événementielle minutieuse a été mise en place pour que la Convention se déroule sans accroc. Pourtant, de nombreux imprévus furent de la partie.
Un maximum de précautions pour le Palais des Congrès
Afin de nous épargner de mauvaises surprises, nous avons pris soin de mettre en place des mesures spécifiques. Le salon fournisseurs, qui se tient le samedi toute la journée, accueille des imprimantes 3D ainsi que des équipements lourds et volumineux. Le sol en marbre du Palais des Congrès étant délicat, nous avons dû établir un plan de moquettage afin que les machines les plus massives puissent être acheminées jusqu’à leur stand sans risquer de détériorer le revêtement.
Le casse-tête des horaires décalés
Les horaires d’ouverture atypiques du Palais des Congrès, avec une fermeture surprenante entre 12h et 14h, nous ont contraints à redoubler d’agilité pour coordonner les livraisons et les reprises de palettes par les transporteurs sur le site de l’événement.
Sécurité accrue
Le plan vigipirate a été renforcé début mai 2024. La terrasse extérieure du Palais des Congrès étant en rez-de-chaussée et donnant sur le Port de Saint-Raphaël, nous avons ajouté un agent de sécurité pour empêcher toute intrusion au cours du cocktail déjeunatoire du client.
En coulisses, le traiteur orchestre les saveurs
Notre traiteur a pu stocker son mobilier dans l’une des salles de sous-commission du Palais et une tenture a été installée en extérieur sous la terrasse couverte pour masquer les préparatifs du dressage du buffet campagnard, du café d’accueil et du cocktail déjeunatoire.
Un photographe au sommet de son art
Pour Event Solutions, chaque détail compte. Soucieux de réaliser la photo de groupe idéale, nous avons même mis à disposition du photographe une nacelle lui permettant de prendre de la hauteur. Grâce à ce point de vue privilégié, il a pu capturer l’essence de l’événement en un cliché unique de l’ensemble des participants.
Quand la météo s’en mêle et s’emmêle
Tout le week-end, la météo a joué avec nos nerfs. 😬
Le samedi soir, nous avions prévu un dîner en extérieur dans les jardins du domaine viticole Château Saint Martin, classé grand cru, et situé à Taradeau dans l’arrière-pays varois.
Le traiteur souhaitait dresser les tables à l’intérieur, mais forts de notre expérience, nous avons fait le forcing pour que le dîner se déroule en extérieur, et nous avons bien eu raison !
Les invités ont pu profiter de l’apéritif et du dîner sous une température de 23°C avec un ciel voilé, certes, mais sans pluie ni orage.
Le dimanche, la météo était à nouveau très incertaine, mais en concertation avec notre client, nous avons maintenu les activités matinales de team building pour un premier groupe : kayak, stand up, paddle et paddle géant étaient au programme pour aller admirer la tour de l’Île d’Or.
Les locaux aiment à raconter que cette tour a inspiré Hergé pour sa bande dessinée « Tintin et l’Île noire ». Nous avons quelques doutes… 🤫
Deux autres groupes sont partis en randonnée dans l’Estérel avec des points de vue panoramiques sur la méditerranée. Les guides professionnels qui encadraient cette activité ont délivré tout leur savoir et fait découvrir la faune et la flore aux randonneurs (asperges sauvages, fleurs comestibles, plantes vénéneuses…).
Pour clôturer cette Convention annuelle, un déjeuner était proposé au restaurant de l’Île d’Or, sans doute l’un des plus beaux panoramas de Saint Raphaël pour admirer la mer tout en se restaurant.
Au total, ce ne sont pas moins de 220 personnes qui ont profité de ces deux jours de Convention, et nous avons tout fait pour qu’ils ne se doutent pas le moindre instant des défis que nous avons dû relever en coulisses.
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