Organiser un événement, qu’il s’agisse d’un congrès international, d’une conférence nationale ou d’un rassemblement pour des associations et fédérations, implique une multitude de tâches complexes et chronophages. Vouloir tout gérer en interne, c’est souvent alourdir sa charge de travail et sa charge mentale. Alors, pourquoi ne pas déléguer l’organisation de votre congrès pour mieux vous concentrer sur l’essentiel ?
Les avantages de déléguer l’organisation de votre congrès
En confiant l’organisation de leur congrès à Event Solutions, nos clients ont compris comment alléger leurs charges tout en gardant le contrôle sur leur événement. Grâce à notre intervention, ils peuvent se focaliser sur le contenu et les objectifs de leur congrès, assurés d’une organisation fluide et professionnelle.
Nous avons recensé pour vous quelques-unes des tâches les plus chronophages que nous prenons en charge pour vous :

1. La gestion des inscriptions et des participants
Elle comprend plusieurs tâches qui sont toutes plus chronophages les unes que les autres :
- Création et gestion de la plateforme d’inscription : Mise en place d’un système en ligne sécurisé pour les inscriptions, les paiements et les confirmations de réservation.
- Suivi des inscriptions : Traitement des demandes, gestion des annulations et modifications, et réponses aux questions des participants, des exposants par mail, par téléphone.
- Coordination des détails logistiques : Gestion des demandes spéciales, des besoins en matière d’accessibilité et des régimes alimentaires des participants.
2. Planification et Coordination Logistique
Bien coordonner la logistique est essentiel pour le succès de votre événement :
- Choix et la réservation des lieux : Recherche, visite, négociation et réservation des espaces adaptés à vos besoins.
- Planification des transports et de l’hébergement : Organisation des déplacements des participants, des intervenants et du personnel, ainsi que leur hébergement.
- Gestion des fournisseurs : Sélection, négociation et coordination avec les prestataires tels que les traiteurs, les techniciens audiovisuels et les loueurs de matériel.
3. Création de Contenu et Communication
Pour une communication efficace, nous créons et gérons divers contenus :
- Conception des supports de communication : Création des brochures, des affiches, des invitations et des programmes.
- Gestion de la communication en ligne : Mise à jour du site web de l’événement, gestion des campagnes d’emailing, et coordination sur les réseaux sociaux.
- Gestion des relations presse : Rédaction et diffusion des communiqués de presse, organisation des conférences de presse et réponses aux demandes des médias.
4. Gestion des Intervenants et des Programmes
La coordination avec les intervenants et la planification du programme nécessitent une attention particulière :
- Sélection et gestion des intervenants : Identification, invitation et coordination avec les conférenciers, animateurs et experts.
- Planification des sessions : Élaboration de plannings détaillés, organisation des sessions de formation, d’échanges ou de networking, et gestion des besoins techniques.

5. Prévision et gestion du budget
Une gestion financière avisée assure le respect de votre budget prévisionnel :
- Élaboration du budget : Estimation des coûts pour chaque aspect de l’événement et établissement d’un budget détaillé.
- Suivi des dépenses : Contrôle des coûts, vérification des factures et gestion des paiements aux fournisseurs.
6. Gestion des imprévus
Les imprévus sont inévitables, et notre réactivité est votre atout :
- Proactivité : Élaboration de plans d’urgence pour les problèmes techniques, les absences imprévues ou les incidents de tout ordre.
- Adaptabilité : Mise en place de solutions rapides et efficaces pour résoudre les problèmes survenant pendant l’événement.
7. Évaluation post-événement
Après l’événement, nous nous chargeons de :
- Collecter et analyser les retours : Réalisation d’enquêtes de satisfaction et analyse des feedbacks pour évaluer le succès de votre congrès.
- Rédiger le rapport et formuler nos recommandations : Rédaction de rapports détaillés sur l’événement, incluant les réussites et les domaines à améliorer pour les futures éditions.

Concentrez-vous sur l’essentiel, nous nous occupons du reste
Grâce à notre expertise et nos 25 ans d’expérience, nous permettons à nos clients — entreprises, associations, fédérations — de se concentrer sur le contenu et les objectifs de leur congrès, tout en garantissant une organisation optimisée.
Optimisez vos événements d’entreprise
Si vous souhaitez en savoir plus sur les tâches à déléguer pour optimiser vos événements, participez à notre live LinkedIn : « Optimisez vos événements d’entreprise : Découvrez les tâches à déléguer ».
Vous sentez qu’il est temps de déléguer l’organisation de votre événement et vous avez des questions ? Prenez rendez-vous, on en discute !