Les plus « expérimentés » 😉 d’entre vous s’en souviennent peut-être : dans les années 90, Pirelli rappelait déjà que « sans maîtrise, la puissance n’est rien ». Organiser un congrès, c’est un peu pareil : sans une organisation efficace, même les meilleures idées risquent de s’essouffler. Voici nos conseils pour orchestrer votre événement avec méthode et sérénité.
Optimisez l’organisation de votre congrès
L’organisation d’un congrès peut vite se transformer en casse-tête si l’on n’utilise pas les bons outils et si on ne suit pas les bonnes pratiques. La première étape essentielle : définir précisément vos objectifs. Que cherchez-vous à accomplir avec cet événement ? Qui souhaitez vous attirer et quels résultats espérez vous obtenir ? Ces questions posent les bases d’une organisation structurée et efficace. Pour plus de détails, nous vous invitons à lire ou relire notre article de Juillet 2024 sur ce sujet.

Comité de pilotage : Ce n’est pas la taille qui compte
L’étape suivante consiste à créer un Comité de pilotage qui réunit toutes les compétences nécessaires pour superviser, coordonner votre événement et bien sûr, décider efficacement. Que vous soyez une association, une fédération ou une entreprise, rassurez vous ! Nul besoin de rassembler des dizaines de personnes autour de la table : Avec une petite équipe bien organisée, la transmission des informations est directe. Le groupe sera agile et réactif.
La force des compétences variées
Pour un comité de pilotage performant, réunissez des profils complémentaires : marketing, logistique, finances. Vous pourrez ainsi déléguer les missions et organiser sereinement votre congrès. Concrètement, votre Comité de pilotage peut inclure des membres de votre Direction, d’experts et l’organisateur – votre agence événementielle par exemple 😉.
Un groupe restreint et structuré garantit aussi une coordination fluide : il veille à ce que tous les choix stratégiques restent alignés avec les objectifs fixés, anticipe les imprévus et permet des arbitrages rapides. Sans cet organe de pilotage, l’organisation de votre congrès risque de se fragmenter, de manquer de cohérence et de réactivité face aux défis rencontrés.
Event Solutions organise des événements depuis 17 ans. Nous travaillons aussi bien avec des comités de pilotage de grands groupes internationaux qu’avec les équipes internes de fédérations et associations nationales ou internationales. Nous savons nous adapter à chaque besoin, que l’organisation exige un soutien stratégique de haut niveau ou une gestion flexible et réactive.
Destination : Comment faire un choix rapide et judicieux
« Et si on allait en Nouvelle Aquitaine, non plutôt dans le Grand Est. Et pourquoi pas en Occitanie ? » Attention ! Trop de choix tue le choix ! La sélection de la destination est une étape stratégique qui influence le budget, la logistique et l’expérience globale des participants. Une boîte à idées peut être un bon point de départ pour recueillir les suggestions, mais elle devient vite contre-productive si aucune option ne se démarque vraiment.

Le piège des comparaisons
Multiplier les destinations fait perdre du temps et complexifie la prise de décision, surtout si chaque offre est très différente. D’ailleurs, toutes les destinations ne se valent pas : tarifs, prestations et infrastructures varient énormément. Un palais des congrès à Montauban n’offrira pas les mêmes services, ni le même coût, que la Halle Tony Garnier à Lyon. En vous éparpillant entre plusieurs options très différentes, vous risquez de perdre le fil et de vous retrouver confrontés à une impasse.
Le conseil d’Event Solutions : Ciblez une région avec 2 à 3 villes facilement accessibles, qui pourraient accueillir votre congrès.
Maitrisez vos agendas
Le rétroplanning, c’est notre dada ! On ne le dira jamais assez : partir de l’objectif final permet de structurer chaque étape pour garantir que tout est en place le jour J. Avec cet outil vous pouvez :
- Organiser votre congrès sous contrainte de temps pour respecter une date de livraison ferme.
- Vérifier la faisabilité dans le temps imparti.
- Fixer un budget en termes de durée pour chaque étape.
- Déterminer les ressources nécessaires pour tenir les délais.
- Établir la date butoir pour débuter l’organisation de votre congrès.
Le rétroplanning agit donc comme un véritable garde-fou pour vous assurer que :
- Aucune prestation n’est oubliée (du cadeau d’accueil à la gestion des transferts, en passant par le vestiaire…),
- Toutes les réservations et validations de prestations sont dans les temps, et que les échéances, chambres ou ajustements de participants sont gérés,
- Les membres du comité de pilotage sont associés à des actions concrètes, selon la méthode QQOQCCP – avec « Combien » en bonus, pour faire bonne mesure.😊

Le conseil d’Event Solutions : si votre congrès a lieu dans un an, bloquez la salle dès le premier mois, contactez les conférenciers au deuxième mois, ouvrez les inscriptions à partir du cinquième mois, et planifiez une campagne de communication ciblée au minimum un trimestre avant. Bien entendu, ces échéances peuvent varier selon vos priorités internes, votre disponibilité, etc.
L’organisation maitrisée de votre congrès repose sur une organisation réfléchie et des choix stratégiques : du comité de pilotage efficace au rétroplanning précis, chaque étape compte pour garantir le succès de votre événement. Pourquoi laisser la place au hasard alors que vous pouvez compter sur l’expertise d’Event Solutions ?