Un chef de projet dédié vous accompagne personnellement dans la réalisation de votre événement. Notre expertise garantit sélection et collaboration des fournisseurs et prestataires, dans le respect de vos exigences.
Élaboration du cahier des charges et du chronogramme
À partir de vos informations, nous établissons :
- Un cahier des charges précis et complet prenant en compte le nombre de participants, les dates et heures de l’événement, le site réceptif, les activités prévues, le budget, vos critères et contraintes, etc.
- Un chronogramme séquençant les jalons de votre événement et assurant le respect des délais impartis.
Coordination des prestataires
Nous coordonnons l’intervention des différents prestataires sélectionnés par nos soins (traiteurs, transporteurs, techniciens, etc.) de manière à garantir un service efficace et de qualité répondant à vos attentes.
Notre rôle inclut une présence active pendant les phases de montage et de démontage. Nous travaillons en étroite collaboration avec les équipes techniques pour l’installation et les tests des équipements, conformément à votre cahier des charges. Nous nous assurons que vos exposants disposent de tous les équipements et accessoires dont ils auront fait la demande.
Nous valorisons la collaboration avec tous les prestataires et assurons leur coordination lors de votre événement. Les prestataires que vous choisissez de gérer par vous-même interviennent sous votre responsabilité. Nous faisons le nécessaire pour faciliter leur installation et les intégrer dans le planning de l’événement (montage, exploitation, démontage).
Contrôles d’accès
Nous portons le plus grand soin à la sélection du personnel de sécurité pour votre évènement. Celui-ci est qualifié, diplômé, formé pour faire face à toute situation d’urgence et dispose des aptitudes relationnelles pour agir avec discrétion, calme et professionnalisme au cours de votre événement.
Avant l’événement, nous réalisons avec les agents un briefing des points d’entrées, de sorties et des zones de vulnérabilité.
Pendant l’évènement, nous garantissons que l’équipe de sécurité filtre et contrôle les accès au site où se déroule l’événement, réalise la surveillance éventuelle des personnels et du matériel, et gère les flux de participants.
Hébergement et stationnement
Nous nous assurons que l’hébergement choisi correspond aux besoins des participants, partenaires et fournisseurs, en termes d’équipements et de services.
Nous vérifions la disponibilité d’un espace de stationnement suffisant pour les véhicules utilisés lors du déchargement du matériel.
Restauration et prestations annexes
En fonction des prestations de restauration et services annexes prévus au contrat, nous organisons les repas, les boissons, les pauses-café, l’accueil des participants et la gestion des vestiaires. Nous prenons en compte les préférences et restrictions alimentaires de chacun et veillons à minimiser le gaspillage.