*LE PACTE

De services

Le Pacte de Services Event Solutions présente nos 24 engagements pour assurer la réussite de vos événements. Grâce à une gestion experte, des repérages précis et une coordination logistique rigoureuse, nous offrons un niveau de service qui nous distingue significativement sur le marché de l’événementiel d’entreprise.

Sécurité, pacte de services Event Solutions

Assurance & Sécurité

Event Solutions met à votre disposition, pour chaque événement qu’elle organise, une attestation d’assurance responsabilité civile à jour.

Cette démarche souligne :

  • Notre engagement pour la transparence et le professionnalisme dans la gestion des risques événementiels.
  • La confiance que vous pouvez placer en notre capacité à anticiper et gérer tout imprévu ou dommage potentiel.
  • Notre exigence contractuelle à nous protéger et à vous protéger contre les éventuels litiges ou accidents qui pourraient survenir.
  • Le respect des obligations légales et normatives de certains événements de grande envergure, pour lesquels la fourniture d’une attestation d’assurance responsabilité civile peut être une exigence légale ou réglementaire.
Le contrat de confiance pour votre événement avec Event Solutions

Pour le règlement de l’inscription des participants aux congrès, conventions et séminaires, nous disposons de solutions garantissant l’utilisation de protocoles de sécurité avancés.

Si nous gérons l’intégralité des inscriptions, nous mettons à votre disposition une plateforme digitale qui permet aux participants de réserver leur excursion, leur chambre, leur repas comprenant, si nécessaire, des régimes alimentaires spéciaux, et bien entendu, de régler leurs frais en ligne par carte bancaire.

Si nous gérons uniquement la partie hébergement, un lien de paiement par carte bancaire est adressé directement aux participants pour un paiement rapide et sécurisé.

Une fois le paiement effectué, une facture acquittée est adressée par mail aux participants.

Préparation et logistique, Event Solutions

Préparation & logistique

Les repérages vous garantissent un service de qualité et une collaboration transparente.  Ils permettent de visualiser les espaces proposés et de vous proposer des solutions optimisées en fonction de vos besoins spécifiques.

Pour tout événement qu’Event Solutions organise, nous nous engageons à réaliser, accompagnés de notre client, un repérage des lieux réceptifs préalablement à la réalisation dudit événement.

 

Prise en charge des frais

Le coût du repérage, hors frais de transports, la restauration (petit-déjeuner, déjeuner et dîner) et l’hébergement dans la limite d’une nuitée, est offert au client ou à son représentant si le contrat de l’événement objet du repérage est signé avec Event Solutions.

 

Compte-rendu détaillé

Un compte-rendu du repérage est transmis au client ou à son représentant. Ce document synthétise les informations récoltées et facilite la transmission des connaissances en cas de changement d’interlocuteur du côté du client ou du côté des prestataires.

Le compte-rendu de repérage détaille, en fonction de leur nécessité :

  • Les différents plans : de masse, technique, d’étage et d’évacuation.
  • La comparaison des prestations et services proposés entre les différents lieux visités pour identifier le meilleur choix pour l’événement, en tenant compte des capacités d’accueil et techniques des lieux et de leur adéquation avec votre cahier des charges.
  • Les suggestions d’améliorations pour valoriser l’événement et optimiser les coûts.
  • Les vérifications liées à l’accessibilité des lieux et aux points de dépose des autocars pour les participants.
  • La description des lieux et de l’environnement pour mieux visualiser espaces proposés et leur potentiel.

 

Validation et mise en oeuvre

Event Solutions effectue systématiquement des repérages sur le lieu retenu ou les lieux à sélectionner pour valider avec le client la faisabilité et la mise en œuvre optimale de son événement.

Le contrat de confiance Event Solutions

L’équipe Event Solutions s’engage à vous proposer les lieux réceptifs qui sauront répondre aux objectifs que vous souhaitez atteindre. C’est pourquoi Event Solutions ne vous propose que des solutions sur mesure.

Pour assurer la disponibilité et la variété des lieux, surtout en période de forte demande, nos propositions incluent toujours un choix de deux sites minimum. Nous mettons à votre disposition notre expertise pour vous guider et vous conseiller pour choisir le lieu idéal en fonction des paramètres que vous considérez essentiels pour la réussite de votre événement :

  • Type d’événement
  • Objectifs stratégiques et/ou opérationnels
  • Historique des lieux déjà exploités lors d’événements passés
  • Nombre de participants/exposants
  • Capacité des lieux proposés
  • Activités et prestations prévues
  • Infrastructures et équipements techniques
  • Stockage et livraison
  • Accessibilité et stationnement
  • Accessibilité entre les sites, selon vos préférences.
  • Hébergement
  • Restauration
  • Sécurité et contrôle des accès
  • Contraintes budgétaires

Nous mettons tout en œuvre pour que nos propositions commerciales apportent une réponse personnalisée et adaptée à vos besoins. Notre valeur ajoutée réside dans notre approche méticuleuse de la sélection des lieux. Nous évaluons chaque site potentiel selon vos critères pour vous garantir une solution parfaitement alignée avec vos attentes. Cette sélection minutieuse assure la pertinence de chaque lieu proposé.

Un chef de projet dédié vous accompagne personnellement dans la réalisation de votre événement. Notre expertise garantit sélection et collaboration des fournisseurs et prestataires, dans le respect de vos exigences.

 

Élaboration du cahier des charges et du chronogramme

À partir de vos informations, nous établissons :

  • Un cahier des charges précis et complet prenant en compte le nombre de participants, les dates et heures de l’événement, le site réceptif, les activités prévues, le budget, vos critères et contraintes, etc.
  • Un chronogramme séquençant les jalons de votre événement et assurant le respect des délais impartis.

 

Coordination des prestataires

Nous coordonnons l’intervention des différents prestataires sélectionnés par nos soins (traiteurs, transporteurs, techniciens, etc.) de manière à garantir un service efficace et de qualité répondant à vos attentes.

Notre rôle inclut une présence active pendant les phases de montage et de démontage. Nous travaillons en étroite collaboration avec les équipes techniques pour l’installation et les tests des équipements, conformément à votre cahier des charges. Nous nous assurons que vos exposants disposent de tous les équipements et accessoires dont ils auront fait la demande.

Nous valorisons la collaboration avec tous les prestataires et assurons leur coordination lors de votre événement. Les prestataires que vous choisissez de gérer par vous-même interviennent sous votre responsabilité. Nous faisons le nécessaire pour faciliter leur installation et les intégrer dans le planning de l’événement (montage, exploitation, démontage).

 

Contrôles d’accès

Nous portons le plus grand soin à la sélection du personnel de sécurité pour votre évènement. Celui-ci est qualifié, diplômé, formé pour faire face à toute situation d’urgence et dispose des aptitudes relationnelles pour agir avec discrétion, calme et professionnalisme au cours de votre événement.

Avant l’événement, nous réalisons avec les agents un briefing des points d’entrées, de sorties et des zones de vulnérabilité.

Pendant l’évènement, nous garantissons que l’équipe de sécurité filtre et contrôle les accès au site où se déroule l’événement, réalise la surveillance éventuelle des personnels et du matériel, et gère les flux de participants.

 

Hébergement et stationnement

Nous nous assurons que l’hébergement choisi correspond aux besoins des participants, partenaires et fournisseurs, en termes d’équipements et de services.

Nous vérifions la disponibilité d’un espace de stationnement suffisant pour les véhicules utilisés lors du déchargement du matériel.

 

Restauration et prestations annexes

En fonction des prestations de restauration et services annexes prévus au contrat, nous organisons les repas, les boissons, les pauses-café, l’accueil des participants et la gestion des vestiaires. Nous prenons en compte les préférences et restrictions alimentaires de chacun et veillons à minimiser le gaspillage.

Promotion & gestion, Event Solutions

Promotion & gestion

Nous nous engageons à vous proposer un site internet de gestion de votre événement, personnalisable aux couleurs de votre entreprise, de votre organisation ou de vos adhérents.

Cette plateforme centralise toutes les étapes clés de l’événement, de l’inscription à l’hébergement, en passant par la restauration et les activités, et permet d’interagir avec vos participants. Des options supplémentaires peuvent être intégrées, notamment pour les partenaires exposants ou les participants « payants ».

Si le temps vous manque, Event Solutions se charge de créer des pages dédiées à votre événement et utilise les réseaux sociaux pour partager des informations, des photos et des vidéos, dans le cadre d’un calendrier éditorial établi conjointement.

Notre équipe est à votre disposition dès le montage de votre événement pour préparer vos sacs de bienvenue, vos badges et répondre aux missions que vous souhaitez nous déléguer.

Nous vous garantissons une gestion transparente de chaque jalon de votre événement. Nous vous assurons ainsi des ajustements rapides en cas d’imprévus et la maitrise de votre budget, avec votre accord pour toute modification.

 

Gestion du planning

Nous garantissons un respect strict des échéances définies pour chaque étape de l’organisation de votre événement. Grâce à un suivi rigoureux et des points de contrôle réguliers, nous assurons une progression conforme à vos attentes. En cas de changements imprévus, nous nous engageons à ajuster rapidement et efficacement le planning en fonction de vos besoins, afin d’assurer la réussite de votre événement.

 

Gestion du budget

Nous respectons votre budget événementiel avec rigueur et transparence. Nous cherchons toujours à réduire vos coûts lorsque c’est possible. Seul le client ou son représentant officiel peut modifier le budget du contrat signé : aucune prestation ne peut être ajoutée ou supprimée sans son accord. Toute prestation ajoutée fait l’office d’un devis. Toute modification du contrat initial implique la rédaction et signature d’un avenant au contrat.

 

Présence sur le terrain

Event Solutions vous garantit la mise à disposition d’un coordinateur terrain, dont le rôle est d’être à vos côtés pendant votre événement pour assurer l’exécution de chaque détail pratique, coordonner en temps réel l’ensemble des intervenants et assurer une adaptation dynamique de votre évènement aux imprévus.

Nous nous engageons à coordonner les interventions de tous les prestataires (traiteurs, transporteurs, techniciens…) pendant votre événement pour garantir la meilleure qualité de service possible. Nous maintenons un contact constant avec tous les intervenants, y compris les conférenciers, pour assurer leur préparation et le respect du timing de l’événement. Face à tout imprévu, notre équipe s’adapte rapidement, qu’il s’agisse de changements d’intervenants ou de problèmes techniques, en prenant les initiatives appropriées en temps réel. Notre expertise permet de gérer ces défis sans perturber le processus d’organisation de votre événement et d’assurer une expérience de qualité pour tous les participants.

 

Accompagnement des participants

Pour chaque activité, qu’elle soit intérieure ou extérieure, nous sélectionnons méticuleusement des professionnels apportant le plus haut degré de compétence dans leur domaine. Chaque activité est supervisée sur place par un membre du staff d’Event Solutions pour garantir une expérience de qualité. En cas d’activités extérieures, même si des guides sont prévus, un membre de notre équipe est présent pour coordonner l’excursion ou la visite avec les prestataires et assurer une gestion fluide.

 

Mise à disposition des contenus multimédias

Nous mettons gracieusement à disposition du client et de ses participants, les contenus multimédias réalisés pendant son événement. Ceux-ci sont accessibles et téléchargeables par le client et ses participants sur une page sécurisée du site event-solutions.fr. Un identifiant et un mot de passe sont fournis par nos soins post-événement pour y accéder.

Event Solutions s’engage à vous proposer des propriétés bien entretenues, propres et équipées de toutes les commodités nécessaires. Nous ne sélectionnons que des biens situés dans des zones sûres et disposant de mesures de sécurité adéquates.

 

Remise et reprise des clés

Lors de votre arrivée, notre équipe multilingue vous accueille physiquement sur place pour vous remettre vos clés et procéder à un état des lieux entrant.

 

Interface avec les propriétaires

Durant toute la durée de votre séjour, nous assurons l’interface entre les propriétaires et vous afin de vous délester de tout désagrément ou information superflue.

 

Disponibilité durant la durée du séjour

Nous assurons une assistance téléphonique 24h/24 pendant toute la durée de votre séjour. Nous réservons également à votre demande toute activité que vous souhaitez réaliser.

 

Transparence des prix

Nous établissons des contrats de location détaillés et compréhensibles pour éviter toute ambiguïté. Nous nous engageons à vous présenter des tarifs clairs, sans frais cachés.

 

Paiement sécurisé par carte bancaire

Un lien de paiement par carte bancaire est adressé directement aux participants pour un paiement rapide et sécurisé pour la validation de la location.

Une fois le paiement effectué, une facture acquittée vous est adressée par mail.

Reporting, pacte de confiance Event Solutions

Reporting

L’équipe Event Solutions vous fournit un rapport post-événement ciblé, qui fait la synthèse des points essentiels de votre événement pour évaluer son succès et identifier les opportunités d’amélioration.

Ce rapport est conçu pour vous offrir une vue d’ensemble sur l’efficacité des différentes composantes de l’événement, les retours des participants et l’atteinte des objectifs fixés. Son analyse vous permet de mesurer l’impact de votre événement et d’optimiser vos stratégies futures pour mieux répondre à vos objectifs.

Contactez-nous dès maintenant pour discuter de vos besoins ou organiser votre prochain événement. Notre équipe est à votre disposition pour vous offrir des solutions personnalisées, garantir la meilleure organisation et assurer le succès de votre événement.