Les défis logistiques sont nombreux lors d’une planification d’évènement. Dans cet article, nous vous présentons les différents aspects à prendre en compte lors de la planification d’un évènement d’entreprise.
Planification
Désignez une équipe dédiée à l’évènement en interne, ainsi qu’un chef de projet (organisation, gestion et démontage).
Cette fonction est assurée par Event Solutions car depuis le Covid, les négociations avec les fournisseurs se sont sensiblement durcies.
Le chef de projet coordonne des fournisseurs multiples ayant leurs spécificités, de manière à offrir un service efficace et de qualité.
Déterminez le nombre de participants, planifiez les dates et heures de l’évènement. Etablissez un cahier des charges prenant en compte le site réceptif, les activités prévues, le budget, les contraintes, vos critères, etc.
- Le conseil en + Event Solutions : Procédez systématiquement aux repérages des lieux potentiels. Sur place, demandez vous si le cahier des charges sera respecté. Cela vous permettra de réaliser les choix les plus judicieux.
- Le conseil en + Event Solutions : Etablissez, depuis la date prévisionnelle de votre évènement, un rétroplanning intégrant toutes les étapes et deadlines à prendre en compte.
Transport
La sélection du ou des modes de transport doit prendre en compte, la durée du trajet entre le lieu de l’évènement et les différents points de départ des participants, le nombre de participants, son budget, etc.
- Le conseil en + Event Solutions: Vérifiez que les conditions et les éventuelles restrictions de circulation dans la région n’entravent ni l’accès ni le déroulement de l’évènement.
- Le conseil en + Event Solutions: Essayez d’obtenir les numéros de vol, de train des participants pour faciliter la prise en charge à leur arrivée et pouvoir prévoir leur transfert jusqu’au lieu de l’événement.
Hébergement
Assurez vous que l’hébergement choisi est adapté aux besoins des participants, des partenaires et des fournisseurs, notamment en termes d’équipements. Si l’hébergement ne se situe pas sur le lieu de l’évènement, prenez en compte le temps de trajet entre les deux lieux. Vérifiez, si nécessaire, que le site réceptif dispose d’un espace suffisant de stationnement de véhicules utilitaires et d’un accès facile pour le déchargement de matériel.
- Le conseil en + Event Solutions: Sélectionnez un hébergement disposant d’une capacité d’accueil totale supérieure d’au moins 25% au nombre prévisionnel de vos participants. Vous éviterez ainsi d’avoir à héberger vos participants supplémentaires dans un autre hôtel.
- Le conseil en + Event Solutions : Anticipez au maximum la réservation de chambres afin de vous assurer de la disponibilité des différentes catégories souhaitées.
Restauration
Adaptez votre budget à la qualité attendue (et non l’inverse). Le poste restauration doit prendre en compte les repas, les boissons et les pauses- café pour les participants, les partenaires et éventuellement les fournisseurs.
Lors de l’élaboration des menus, prenez en compte les préférences et les restrictions alimentaires de chacun. Veillez également à minimiser le gaspillage.
- Le conseil en + Event Solutions: Pas de place pour les malentendus ! Chaque prestation de restauration demandée doit figurer précisément au contrat afin de ne pas avoir de supplément imprévu lors du règlement final. Le cas échéant un avenant au contrat pourra être établi.
- Le conseil en + Event Solutions : Afin de lutter contre le gaspillage alimentaire, notre agence établit un partenariat avec différentes associations pour récupérer les denrées non consommées.
Gestion des prestations techniques
Travaillez en étroite collaboration avec le(s) prestataire(s) technique(s) afin de vous assurer l’ensemble des équipements est installé tel que prévu. Testez la veille de l’évènement le matériel, notamment la sonorisation, le(s) pupitres sonorisés, les écrans, les vidéoprojecteurs…
- Le conseil en + Event Solutions: Si vous prévoyez des exposants, établissez pour chacun d’eux un tableau récapitulatif de leurs besoins techniques et assurez vous qu’ils disposeront notamment sur site de la puissance électrique nécessaire.
- Le conseil en + Event Solutions : Contrôlez les dimensions des portes et des monte-charges pour faciliter l’installation du matériel.
Sécurité
SécuritéVérifiez que le personnel de sécurité prévu est qualifié et disponible pour faire face à toute situation d’urgence. Il sera requis de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les participants et les partenaires.
- Le conseil en + Event Solutions: Sélectionnez une équipe de sécurité capable de communiquer efficacement en interne, avec vous et avec les participants. Le personnel de sécurité doit être capable de travailler avec discrétion et de résoudre les conflits de manière calme et professionnelle.
- Le conseil en + Event Solutions : Prévoyez que l’équipe de sécurité contrôle les accès au site où se déroule l’événement, la surveillance éventuelle du matériel, la gestion des flux des invités…
Vous l’aurez compris, la gestion logistique d’un évènement relève d’une gestion avisée des risques.
A l’aide d’outils performants de planification et de supervision de l’ensemble des process, Event Solutions vous apporte son expertise.
Pour surmonter ces défis avec succès et organiser un évènement inoubliable, contactez nous !
