Les 4 et 5 septembre, direction Dijon pour participer à un Eductour professionnel organisé par Dijon Bourgogne Tourisme & Congrès 🙏. Deux journées consacrées à la découverte d’hôtels, de lieux réceptifs et d’équipements événementiels, mais aussi aux rencontres avec les professionnels de la destination.
Pourquoi consacrer deux journées à visiter une destination alors qu’aucun événement client n’y est encore programmé ?
Parce que le travail d’une agence commence bien avant la réception d’un cahier des charges.
Chaque hôtel visité, chaque salle découverte, chaque trajet effectué et chaque prestataire rencontré permet d’acquérir une connaissance qui pourra demain être mise au service d’un futur événement.
Un Eductour n’est donc pas du temps perdu. C’est du temps investi aujourd’hui pour en gagner demain.
Visiter une destination avec un regard d’organisateur
Participer à un éductour ne signifie pas découvrir une ville comme on pourrait le faire lors d’un séjour touristique. Le regard est différent.
Dans un hôtel, on ne regarde pas uniquement les chambres. On étudie les espaces de réunion, les capacités, les possibilités de restauration et de privatisation, les accès ou encore la circulation des participants.
Dans un lieu événementiel, on cherche déjà à imaginer une plénière, un salon professionnel, un dîner ou une soirée.
Dans la ville, on évalue les distances, les temps de transfert et la manière dont les différents sites pourraient s’articuler dans un programme.
Eductour: de quoi parle-t-on?
C’est un voyage professionnel organisé pour permettre aux agences et aux professionnels du tourisme et de l’événementiel de découvrir une destination sur le terrain.
L’objectif ? Mieux connaître la destination pour mieux conseiller nos clients et gagner du temps sur leurs futurs événements.
Pour le client, le bénéfice est concret : son agence dispose déjà d’informations recueillies sur place lorsqu’elle doit rechercher les solutions adaptées à son futur événement.
Visiter une destination avec un regard d’organisateur
Participer à un Eductour ne signifie pas découvrir une ville comme on pourrait le faire lors d’un séjour touristique. Le regard est différent.
Dans un hôtel, on ne regarde pas uniquement les chambres. On étudie les espaces de réunion, les capacités, les possibilités de restauration et de privatisation, les accès ou encore la circulation des participants.
Dans un lieu événementiel, on cherche déjà à imaginer une plénière, un salon professionnel, un dîner ou une soirée.
Dans la ville, on évalue les distances, les temps de transfert et la manière dont les différents sites pourraient s’articuler dans un programme.
Chaque visite est déjà pensée pour de futurs événements
C’est finalement toute la différence entre visiter un lieu et effectuer une visite avec un regard professionnel.
La question n’est pas seulement : « Est-ce un beau lieu ? » Mais plutôt : « Pour quel type d’événement pourrait-il convenir ? Avec combien de participants ? Quelles sont ses contraintes ? Quels sont ses points forts ? Comment l’intégrer dans un programme ? »
Autrement dit, lors d’un Eductour, on visite déjà en pensant aux futurs cahiers des charges de nos clients.
Dijon : des hôtels aux grandes infrastructures événementielles
Le programme de ces deux journées était particulièrement dense. Il a débuté par la découverte de la Maison Philippe Le Bon 4*, avec la visite de ses espaces, de sa Cour Gothique et un déjeuner au restaurant La Closerie.
L’Eductour a ensuite permis de découvrir plusieurs sites importants de Dijon : le Palais des Congrès, le Parc des Expositions, le Zénith, l’Opéra ainsi que différents espaces de l’Hôtel de Ville.
Identifier plus rapidement les lieux adaptés à chaque projet
Convention, congrès, salon professionnel, exposition, plénière de grande capacité, dîner ou soirée : tous les événements n’ont évidemment pas les mêmes besoins.
Connaître plusieurs infrastructures d’une même destination permet de disposer immédiatement de premiers repères lorsqu’un nouveau projet se présente. Le jour où un cahier des charges concernera Dijon, certaines pistes pourront être étudiées rapidement et d’autres écartées sans perdre de temps.
Voir ce que les fiches techniques et les photos ne montrent pas
Aujourd’hui, une grande partie du travail de recherche peut commencer derrière un écran. Nombre de chambres, superficie des salles, capacités, équipements techniques, plans, photos… Toutes ces informations permettent d’effectuer une première sélection. Mais elles ne racontent qu’une partie de l’histoire.
Un lieu adapté sur le papier ne l’est pas toujours sur le terrain
Une salle annoncée pour 300 personnes reste-t-elle confortable une fois la scène, les écrans et la régie technique installés ? Les flux entre la plénière et les salles de sous-commission sont-ils simples ? Où installer l’accueil, les pauses et les vestiaires ? Les autocars peuvent-ils facilement déposer les participants ? Les espaces permettent-ils d’organiser plusieurs temps forts sans multiplier les transferts ?
Pour le client, cette connaissance permet de limiter le risque de découvrir trop tard qu’un lieu qui semblait parfaitement adapté sur le papier l’est beaucoup moins dans la réalité.
Visiter plusieurs hôtels pour mieux répondre à chaque cahier des charges
Le deuxième jour a permis de poursuivre la découverte de Dijon avec la Cité Internationale de la Gastronomie et du Vin, le centre historique, puis la visite de trois hôtels 4 étoiles.
Le programme s’est poursuivi par un déjeuner dans les jardins du Grand Hôtel La Cloche 5* suivi d’une visite de l’établissement, avant de découvrir le Nomad Hôtel Dijon 3*, situé face à la gare.
Il n’existe pas un bon hôtel, mais un hôtel adapté au projet
Pour certains événements, le nombre de chambres sera prioritaire. Pour d’autres, ce sera la proximité de la gare, la présence de salles de réunion, les possibilités de restauration, la facilité d’accès ou encore la proximité avec le lieu de la plénière.
Visiter plusieurs établissements permet de comprendre leurs différences et d’identifier les projets auxquels ils pourraient correspondre.
Ainsi, lorsqu’un cahier des charges arrive, la question n’est plus seulement : « Quels sont les hôtels disponibles à Dijon ? » Mais plutôt : « Parmi les hôtels que nous connaissons, lesquels correspondent réellement aux besoins de ce projet ? »
Tester les déplacements avant de construire le programme
Un événement ne se déroule que rarement dans un seul lieu. Les participants circulent entre la gare ou l’aéroport, l’hôtel, la plénière, le restaurant, les activités et le lieu de soirée.
Pendant l’Eductour, les déplacements se sont notamment effectués à pied et en tramway. Le programme a également permis de parcourir le centre historique, le quartier des Halles et la Cité Internationale de la Gastronomie et du Vin.
Est-ce que nos clients monteront tout en haut de la Tour Philippe Le Bon et graviront les 316 marches pour avoir une vue panoramique sur Dijon?
Nous, nous l’avons fait preuve à l’appui 😉
Google Maps donne une distance, le terrain permet de la tester
Un hôtel peut être annoncé à dix minutes à pied d’un lieu de réunion. Mais ces dix minutes sont-elles adaptées à un groupe de 100 personnes ? Le parcours est-il simple ? Un transfert en autocar serait-il finalement préférable ? Et comment gérer le déplacement avec plusieurs centaines de participants ?
Pour le client, cela signifie un programme construit en tenant compte de la réalité des déplacements et pas uniquement des distances affichées sur une carte.
Eh oui, on se pose autant de questions lors de ces visites qui sont loin d’être des parcours de santé!
Rencontrer les prestataires avant d’avoir besoin d’eux
L’autre intérêt majeur d’un Eductour réside dans les rencontres : hôteliers, responsables de sites, équipes des infrastructures événementielles, restaurateurs, prestataires locaux, acteurs de la destination…
Ces échanges permettent de mieux comprendre les offres et les contraintes de chacun, mais aussi d’établir des contacts directs.
Disposer d’un réseau local pour les futurs événements
Lorsqu’un projet arrive, savoir où chercher est important. Savoir qui appeler l’est tout autant. Avoir déjà rencontré certains interlocuteurs facilite les échanges, permet de poser rapidement les bonnes questions et peut faire gagner un temps précieux pendant la préparation.
Le réseau constitué lors de ces déplacements devient ainsi, lui aussi, une ressource au service des futurs événements de nos clients.
Un éductour permet aussi de savoir quand ne pas proposer une destination
Connaître une destination ne signifie pas vouloir systématiquement la proposer. C’est même tout l’inverse. La découvrir sur le terrain permet aussi d’en identifier les limites et de savoir pour quels types d’événements elle sera réellement adaptée.
Confronter le cahier des charges à la réalité du terrain
Capacité hôtelière, espaces de réunion, accessibilité, temps de transfert, restauration, activités, budget, possibilités de soirée… chaque projet possède ses propres contraintes.
Une destination parfaitement adaptée à une convention de 100 personnes ne le sera pas nécessairement pour un congrès de 500 participants. Le rôle d’une agence est donc de confronter les besoins du client à ce que la destination peut réellement offrir.
Connaître Dijon, c’est pouvoir la proposer lorsqu’elle correspond au projet. Mais c’est aussi savoir orienter le client vers une autre destination lorsqu’elle ne répond pas suffisamment à son cahier des charges.
Après 19 ans, continuer à se former sur le terrain
Après 19 ans d’existence, on pourrait penser que le carnet d’adresses est suffisamment rempli. Mais l’événementiel évolue constamment.
De nouveaux hôtels ouvrent. D’autres rénovent leurs espaces. De nouveaux lieux apparaissent. Les équipes changent. Les destinations développent leur offre et les attentes des entreprises évoluent elles aussi.
L’expérience acquise doit continuer à s’enrichir
L’expérience permet de disposer de références, de réflexes et de points de comparaison. Mais elle ne dispense pas de continuer à découvrir. Participer à des éductours, effectuer des repérages, visiter de nouveaux lieux et rencontrer de nouveaux prestataires font partie de ce travail permanent.
L’objectif n’est pas d’ajouter des destinations à une liste. Il est d’élargir les solutions que l’on pourra demain proposer à nos clients.
On ne peut pas prétendre connaître une destination uniquement parce qu’on l’a étudiée derrière un écran. Il faut aussi aller sur le terrain.
Après Dijon, direction Palerme en novembre
En novembre, ce travail se poursuivra à Palerme, en Sicile, à l’occasion d’un nouvel Eductour.
Là encore, la destination sera étudiée avec un regard d’organisateur : hôtels, lieux événementiels, capacités, déplacements, restauration, activités, dégustations et rencontres avec les acteurs locaux.
Découvrir aujourd’hui les destinations qui pourront répondre aux projets de demain
À ce stade, impossible de savoir quel futur cahier des charges conduira à repenser à un hôtel ou à un lieu découvert à Palerme. Et c’est justement le principe.
Le travail de prospection doit être réalisé avant d’en avoir besoin.
Ainsi, lorsqu’une destination correspond à un futur projet, elle n’est pas découverte au moment de la proposer au client.
Du temps sur le terrain pour vous en faire gagner demain
Une agence événementielle peut effectuer énormément de recherches depuis son bureau. Mais un écran ne permet pas de tout vérifier.
Il faut entrer dans les hôtels, parcourir les salles, tester les déplacements, observer les accès, poser les questions et rencontrer les équipes.
Et surtout, pendant toutes ces visites, penser aux événements qui pourront demain nous être confiés.
C’est là que réside le véritable intérêt d’un Eductour pour nos clients. Lorsque leur prochain cahier des charges arrivera, nous aurons peut-être déjà vu le lieu qui lui correspond, rencontré le bon interlocuteur, testé le trajet ou identifié une contrainte qui aurait pu poser problème.
Parce qu’un Eductour n’est pas simplement une destination que l’on visite. C’est une destination que l’on étudie aujourd’hui pour pouvoir mieux conseiller nos clients demain.
Dijon, Palerme… ou ailleurs ?
Vous avez déjà une destination en tête pour votre prochain événement ou, au contraire, vous ne savez pas encore où réunir vos équipes ? Échangeons sur votre projet et voyons quelles destinations peuvent réellement répondre à votre cahier des charges.
