Un événement d’entreprise réussi ? C’est un savant mélange d’inspiration et de gestion rigoureuse des priorités. Nos 17 années d’expérience nous ont appris que le diable se cache dans les détails, mais aussi que la maîtrise de ces détails fait toute la différence. De la maitrise du budget aux imprévus de dernière minute, chaque défi devient une opportunité de briller. Curieux de connaître nos astuces pour transformer le stress en succès ? Suivez le guide, on vous dévoile les coulisses d’une organisation qui fait mouche à tous les coups
Définissez les objectifs de votre événement d’entreprise
Avant toute chose, il est primordial d’établir les objectifs de votre événement. S’agit-il de lancer un nouveau produit, de renforcer la cohésion de vos équipes, de célébrer un succès ou de fidéliser des clients? Vos objectifs définissent le ton, le contenu et la structure de l’événement. Sans objectif, il vous sera difficile de mesurer le succès de votre événement.
Le conseil Event Solutions
Prévoyez des objectifs SMART , ils ont fait leur preuve. Ceux-ci doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Pour travailler efficacement, les équipes doivent avoir des objectifs clairs, dont l’atteinte peut être mesurée via des indicateurs clés de performances, les KPI.
Établissez un budget prévisionnel
Le budget est un élément central de votre planification. Il doit inclure tous les aspects : coût de privatisation d’espaces de réunion ou réceptifs, la restauration, la production audiovisuelle, la scénographie, la décoration…
Le fait d’établir un budget réaliste et détaillé permet d’éviter les mauvaises surprises et de faire des choix éclairés. Rien de pire que de se rendre compte que votre trésorerie ne peut pas supporter le(s) coût(s) pour la gestion d’imprévus.
Le conseil Event Solutions
N’hésitez pas à lister les idées et prestations complémentaires que vous aimeriez idéalement inclure dans le budget.
Cela permet d’avoir un œil sur les services et/ou activités qui pourraient être ajoutés si de bonnes négociations sont menées en amont pour l’ensemble des prestations à valider.
Sélectionnez la date et le lieu
Le choix de la date et du lieu de votre événement d’entreprise est aussi une étape cruciale. Il est important de vérifier la disponibilité des participants clés et de s’assurer que le lieu choisi est facilement accessible et adapté aux besoins de votre événement. Pour éviter les sueurs froides et un stress inutile, réservez le lieu suffisamment à l’avance pour vous assurer de sa disponibilité et ainsi pallier aux conflits de planning.
Le conseil Event Solutions
Attention aux montages le dimanche et les jours fériés : Les frais de personnel sont multipliés par 2. Il s’agit d’un point important à prendre en compte pour éviter que votre budget n’explose !
Etude de cas :
« Le séminaire espagnol, ou la mauvaise maîtrise du planning «
Un client d’Event Solutions pour qui nous avions effectué en Mars 2007 des repérages à Marbella (Espagne) pour son séminaire prévu en juin, a dû annuler et reporter son événement.
Pourquoi ?
Tout simplement parce que ce client n’avait pas anticipé que son plus gros concurrent avait lancé des invitations auprès de ses clients pour un événement similaire qui devait se dérouler aux mêmes dates que le séminaire de notre client.
Résultat : Notre client et son concurrent ont la même cible commerciale; donc, au moins l’un des deux sera perdant, et probablement celui qui adressera ses invitations le dernier.Ce fut le cas de notre client.
Une bonne veille concurrentielle permet d’éviter ce genre d’erreurs et de s’éviter une annulation ou un report d’événement.
Créez une équipe dédiée
En vous entourant d’une équipe affectée à l’organisation de votre événement vous pouvez :
- Répartir les responsabilités clairement : gestion des invités, logistique, communication…
- Assurer une bonne coordination et garantir que chaque aspect de l’événement est pris en charge.
Le conseil Event Solutions
Au moment de créer une équipe il est plus que préférable de vous entourer de personnes motivées pour travailler avec vous sur votre projet événementiel. Rien de plus difficile d’organiser un événement d’entreprise avec des équipiers qui manquent d’implication. N’hésitez pas à demander à chaque personne quelles missions et challenges elle se sent prêt à prendre en charge et à relever.
Elaborez un planning détaillé
Pour ne rien oublier et valider que chaque prestation est à la hauteur de vos attentes, un planning détaillé vous aide à suivre l’avancement de chaque tâche et à respecter les délais. Incluez également des dates clés pour la finalisation des éléments critiques comme les invitations, la confirmation des prestataires, l’impression du programme, la commande des cadeaux aux participants, les livraisons en amont de votre événement.
Le conseil Event Solutions
Créez un chronogramme. C’est la meilleure façon qui soit pour suivre avec précision l’avancée de votre projet.
Nous vous invitons d’ailleurs à télécharger notre « Guide Blanc des bonnes pratiques de l’événementiel » pour organiser un événement sans accroc.
Gérez la communication et les invitations
La communication est un aspect clé de la réussite de votre événement. Envoyez les invitations suffisamment à l’avance et assurez vous que les participants disposent de toutes les informations nécessaires. Utilisez différents canaux (pré-inscription, emails, réseaux sociaux, newsletters) pour maximiser la portée de votre communication.
Le conseil Event Solutions
Une relance est nécessaire si vous constatez que vos invités tardent à vous répondre. Elle peut se faire dans un 1er temps par mail, mais si vous n’obtenez pas de réponse dans les délais souhaités, une relance téléphonique est à prévoir.
Assurez la logistique et la technique
La logistique inclut :
- La gestion du transport
- L’hébergement
- Les besoins techniques (sonorisation, lumière, audiovisuel)
Un bon plan logistique permet de prévenir les imprévus et de garantir que tout se déroule comme prévu lors du montage et sans accroc le jour J.
Le conseil Event Solutions
Pour les livraisons, demandez des trackers de colis à votre transporteur et ceux de vos prestataires. Ayez un membre de votre équipe en charge de vérifier que les livraisons se font bien en temps et en heure et au bon endroit. Idem pour la reprise du matériel livré.
Prévoyez les imprévus !
Malgré une planification rigoureuse, des imprévus peuvent survenir. Cela peut paraître contre-intuitif mais OUI, il est possible de pallier les imprévus !
Une enveloppe budgétaire alloué à la gestion des imprévus permet d’éviter les déconvenues à l’issue de l’événement. Préparez vous à gérer les changements de dernière minute en ayant des solutions alternatives prêtes. Une bonne gestion des risques permet de maintenir le calme et de trouver rapidement des solutions.
Le conseil Event Solutions
Les imprévus sont les impondérables de l’événementiel mais une bonne gestion en amont de votre événement d’entreprise vous permet d’inclure des alternatives qui vous faciliteront la vie.
Assurez un suivi post-événement
Le travail ne s’arrête pas à la fin de l’événement, bien au contraire !
Un suivi post-événement est essentiel pour évaluer le succès de l’événement et recueillir les retours des participants. Envoyez des questionnaires de satisfaction et analysez les résultats pour améliorer vos futurs événements. C’est le moment de mesurer si les Kpis annoncés en amont de votre événement sont atteints.
Le conseil Event Solutions
Un reporting post-événement qui liste les réussites et les points à améliorer de votre événement est indispensable pour vous projeter pour votre futur événement. Pas de manifestation pour Event Solutions sans qu’un tel reporting ne soit réalisé !
La gestion des priorités dans l’organisation d’un événement pour votre entreprise demande une planification méticuleuse et une coordination efficace. En posant ces jalons, vous vous assurez que chaque aspect de votre événement est pris en charge et garantit un événement réussi. En tant que professionnels expérimentés, ces étapes font partie de notre quotidien mais nous sommes conscients qu’elles sont à la fois chronophages et indispensables.
Pour garantir le suivi sans faille de votre projet événementiel, échangez avec une personne expérimentée qui saura vous donner des conseils avisés.
