Le succès d’une convention d’entreprise repose sur la créativité et la réactivité de votre organisateur d’événements. Pour la convention annuelle du réseau Babychou Services à Ibiza, une nouvelle envie client à quelques semaines du jour J est devenue l’occasion de démontrer cette expertise. Récit d’une collaboration où le sur-mesure a pris tout son sens, illustrant comment une écoute attentive transforme une organisation événementielle en un véritable partenariat.
Une animation de convention unique, née d’une écoute attentive
Adapter le sur-mesure aux demandes client
La planification des événements 2025 pour notre client, le réseau Babychou Services, a débuté en décembre 2024 avec trois cahiers des charges distincts : les Universités d’hiver à Paris, une convention pour les collaborateurs également à Paris, et la convention nationale de mai, dont la destination restait à définir. Lors de notre premier échange en visio, nous avons suggéré Ibiza. Les yeux de nos interlocutrices qui se sont mis à briller nous ont immédiatement confirmé que nous tenions une piste sérieuse.
Fidèles à notre démarche, nous avons exploré cette option en profondeur tout en étudiant deux autres pistes, Avignon et La Crète, pour offrir un choix complet. La préférence pour les Baléares s’est confirmée. Le lieu de la convention, l’Hôtel Vibra Algarb 4*, est alors validé pour ses nombreux atouts : situé à seulement 6 km de l’aéroport, au pied de la plage d’En Bossa et à 20 minutes de la vieille ville. Tout est en place.
Cependant, à un mois de l’événement, notre cliente exprime une nouvelle demande : remplacer les olympiades sur la plage par un atelier culinaire: Une paella géante ! Pour un organisateur d’événements expérimenté tel qu’Event Solutions, ce changement de cap est une opportunité de démontrer sa valeur ajoutée.
Les contraintes logistiques, un défi créatif pour votre organisateur d’événements
La mise en œuvre de cette nouvelle idée rencontre rapidement des obstacles concrets. Les cuisines de l’hôtel ne sont pas disponibles pour une telle prestation et les autres options de lieux compatibles s’avèrent irréalisables dans les délais. Un point crucial de notre méthode de travail a ici son importance : nous avions volontairement maintenu l’option on sur les olympiades sans engagement contractuel ferme, ce qui nous a permis de pivoter sans frais. Face à ces contraintes, la page est blanche.
Et c’est là qu’Event Solutions, organisateur d’événements révèle son ADN et sa valeur ajoutée :
✔️ Anticiper les imprévus
Garder des options ouvertes, protéger les délais de décision, identifier des plans B solides.
✔️ Agir vite et bien
Proposer des alternatives sans perdre de vue les objectifs, le budget et l’ambiance souhaitée.
✔️ Garantir la cohérence événementielle
Assurer une expérience fluide, professionnelle et marquante du début à la fin.
Le sur-mesure, moteur de votre convention d’entreprise
L’objectif reste le même : offrir aux 80 participants de la convention d’entreprise une expérience de cohésion forte et impactante. Puisque le lieu ne peut accueillir le concept initial, c’est le concept qui doit s’adapter au lieu.
« Top Chef à Ibiza », une solution pensée pour la cohésion d’équipe
Face au souhait de la cliente pour un atelier culinaire, et compte tenu des délais très courts qui rendaient l’organisation d’une paella géante impossible, notre rôle de conseil a été de proposer une alternative. Nous avons donc conçu le concept « Top Chef à Ibiza ». Cette solution, plus flexible, conservait l’esprit culinaire et compétitif souhaité. Organisée en équipes, cette animation de convention a été pensée pour stimuler la collaboration autour d’un challenge de tapas froides, avant une dégustation conviviale. Le concept est validé pour se tenir dans les jardins de l’hôtel.
« Une magnifique convention avec un sentiment d’une vraie cohésion et d’écoute entre franchisé.es. un plaisir de se retrouver, de s’écouter et d’apprendre encore. Mention spéciale à l’activité team building très originale. Ma meilleure convention depuis mes débuts ! »
AL – Franchisée Babychou Services
Une mise en œuvre orchestrée par un organisateur d’événements partenaire
Tout était prêt pour une installation en extérieur. C’était sans compter sur la météo capricieuse d’Ibiza. Le jour J, la pluie s’invite, rendant l’option des jardins inutilisable. C’est dans ces moments que la réactivité d’un organisateur d’événements est mise à l’épreuve. En quelques instants, en parfaite collaboration avec les équipes de l’hôtel, l’ensemble du dispositif a été déplacé et réinstallé dans une salle de réunion. Cette flexibilité ultime a permis de maintenir l’activité et l’enthousiasme des participants intacts, et de conclure cette convention d entreprise sur une note de succès, quel que soit le temps.
« Meilleure convention depuis 15 ans – plus fluide – moins fatigante et meilleure cohésion »
J. K. – Franchisé Babychou Services
Vous souhaitez que votre prochain événement soit le reflet de votre culture d’entreprise, avec un partenaire capable d’allier flexibilité et créativité ?
