Organiser des universités d’été en entreprise, c’est rarement un long fleuve tranquille. Et parfois, c’est la canicule qui s’en mêle. En juin dernier, Event Solutions a accompagné Family Sphere pour ses universités d’été à Lyon, deux journées intenses de réunions, d’ateliers et de team building. Or, quelques jours avant l’événement, les températures annoncées ont tout remis en question. Récit d’une organisation qui a su s’adapter sans jamais perdre le fil.
Des universités d’été bien préparées… avant que la météo en décide autrement
Les retrouvailles avec Family Sphere
Nous avions eu le plaisir d’orchestrer en novembre 2025 le séminaire d’intégration du réseau Family Sphere à Paris. Retrouver leurs équipes à Lyon quelques mois plus tard, c’était repartir sur des bases solides, avec une relation de confiance déjà bien installée.
Les universités d’été devaient initialement se tenir au printemps. Un ajustement de planning interne a décalé l’événement aux 22 et 23 juin, à Lyon. Le cadre retenu : le Novotel Lyon Centre Confluence, 4 étoiles, bord de Saône. Un hôtel moderne avec vue sur le fleuve, six salles de réunion et une terrasse panoramique. En effet, tout était en place pour deux journées productives.
Le programme prévu : deux jours bien rythmés
Jour 1 – Lundi 22 juin
- Début d’après-midi : Arrivée des participants pour un café d’accueil.
- Après-midi : Plénière et ateliers.
- Soirée : Dîner assis.
Jour 2 – Mardi 23 juin
- Matinée : Team building dans le centre de Lyon.
- Midi : Cocktail déjeunatoire.
- Après-midi : Deux ateliers, avec la conclusion de Claire Lanneau, PDG de Family Sphere.
L’activité team building retenue ? Nous avions proposé plusieurs idées d’activités de team building et c’est finalement le rallye urbain qui a été retenu : un parcours pédestre dans Lyon, au départ de la Place Bellecour. Les équipes devaient résoudre des énigmes et relever des défis à proximité des monuments emblématiques de la ville. Une belle façon de vivre des universités d’été en entreprise à ciel ouvert.
Quand la canicule rebat les cartes à J-3
Le plan B n’est pas une option, c’est une nécessité
Trois jours avant l’arrivée des participants, les prévisions météo tombent : épisode de canicule sur Lyon. Dîner en terrasse ? Trop chaud. Rallye urbain en plein après-midi dans les rues de Lyon ? Hors de question. Par conséquent, en quelques heures, l’ensemble du programme est à revoir.
C’est précisément dans ces moments que le travail d’un organisateur événementiel prend tout son sens. Merci à Mélanie pour avoir réalisé une coordination terrain sans faille. Pas de panique, pas de blocage. Juste de la méthode et du travail.
Les ajustements mis en place en 72 heures
Le planning est inversé : le rallye urbain est avancé en matinée, avant les grosses chaleurs. De plus, les points de passage sont regroupés pour réduire la distance parcourue. Une fourniture au départ et à l’arrivée de bouteilles d’eau ainsi que des éventails. Le briefing se tient dans une salle climatisée proche de la Place Bellecour. La remise des prix a lieu en fin d’activité dans une salle fraîche avec vue sur la Saône.
Event Solutions a négocié avec l’hôtel, sans surcoût pour le client, que les chambres soient libérées plus tard dans la matinée. Les participants ont ainsi pu prendre une douche au retour de l’activité vers 12h30. Un geste simple, mais qui change tout pour le confort du groupe. Ce sont ces détails qui font la différence entre des universités d’été en entreprise qui se passent bien et celles dont on se souvient longtemps.
90% du travail se fait en amont, loin des projecteurs
Les relations prestataires, un investissement sur le long terme
Ce qui a permis de tout reconfigurer en 72 heures, ce ne sont pas des miracles. Ce sont des années de travail relationnel. Event Solutions entretient des liens solides avec ses prestataires partenaires, partout en France et à l’étranger. Ainsi, ces relations de confiance, tissées au fil des événements, permettent d’être proactif et réactif quand il le faut. Et lors de ces universités d’été à Lyon, il a vraiment fallu l’être.
Dans l’événementiel, 90% du travail s’effectue bien en amont du jour J. Négocier les contrats, anticiper les scénarios, construire les relations avec les bons interlocuteurs, vérifier chaque détail logistique. Par ailleurs, sur le terrain, il ne reste plus qu’à s’assurer que tout se déroule dans les temps. Mais ce 10% ne tient que parce que les 90% ont bien été pensés et conçus en amont.
La flexibilité, un état d’esprit avant d’être une compétence
Face à la canicule, Event Solutions aurait pu répondre : désolé, le programme est validé, nous ne pouvons rien changer. Ce n’est pas l’état d’esprit de l’agence. Quand un imprévu survient, on retrousse nos manches et on cherche des solutions. Pour le client, pour les participants, et pour l’événement.
La flexibilité et l’adaptabilité ne sont pas des arguments commerciaux. En effet, ce sont des mots qui décrivent une façon de travailler, au quotidien. Les planètes s’alignent rarement toutes seules : ce sont les bons contacts, la réactivité et la volonté de trouver des solutions qui permettent de maintenir des universités d’été en entreprise cohérentes, même quand tout s’agite en coulisses.
Des universités d’été réussies, malgré les imprévus
Les universités d’été Family Sphere 2026 se sont tenues comme prévu, avec le nombre de participants prévu, réunis sur deux journées complètes à Lyon. Les ateliers, les plénières, le rallye urbain et le dîner ont tous eu lieu. Et ce, dans de bonnes conditions. Sans que les participants aient eu à pâtir du changement de programme de dernière minute.
C’est exactement ce qu’une agence événementielle doit être capable de
faire : absorber les imprévus pour que le client et ses équipes puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment, le contenu et la qualité des échanges. Lyon a joué le jeu. Family Sphere également. Et Event Solutions a tenu le cap.
Vous cherchez une équipe réactive et proactive pour votre prochain événement d’entreprise ?
Les imprévus font partie de l’événementiel. La différence se joue dans la façon dont ils sont anticipés et gérés. Depuis 19 ans, Event Solutions accompagne réseaux de franchise, associations et entreprises dans l’organisation de leurs événements en France et à l’étranger, avec une seule priorité : permettre à vos équipes de vivre une expérience fluide, sans stress, même quand la météo en décide autrement.
