Trouver un lieu d’événement professionnel idéal pour votre projet, c’est la première étape pour garantir le succès de votre événement. Facile en théorie, mais en pratique, le choix peut vite devenir un casse-tête. Où chercher ? Quels critères sont essentiels ? Comment éviter les erreurs qui peuvent ruiner l’expérience de vos participants ?
Bonne nouvelle : on vous donne les clés pour ne pas vous tromper et sélectionner le bon lieu, au bon endroit, avec les bonnes conditions !
Les bonnes questions à se poser avant de choisir un lieu d’événement professionnel
Vous avez pour mission d’organiser le prochain événement de votre entreprise.
Quel que soit votre mood « Youpi j’adore ! 🤩 » ou « bof, comme à chaque fois je n’ai pas d’idées… 😒 », il est important de se poser les bonnes questions avant de commencer à créer le programme de cet événement. Rien que pour vous, et parce qu’on n’est jamais avares de conseils, voici les réponses que vous devez avoir pour être sûrs de :
✔️ Savoir où chercher, sans vous épuiser : congrès, team building incentive… Chaque format d’événement a ses propres exigences, mieux vaut partir sur la bonne piste dès le départ.
✔️ Trouver un lieu événementiel accessible pour tous les participants : centre-ville, cadre naturel, ou pourquoi pas une villa privatisée à Cannes pour un événement exclusif ?
✔️ Disposer du matériel et des équipements adaptés: logistique, espaces modulables, solutions techniques… Rien ne doit être laissé au hasard.
Si vous n’avez pas toutes ces cartes en main, votre mission ne sera certes pas impossible, mais certainement beaucoup plus laborieuse…
Où trouver le site idéal pour votre événement d’entreprise ?
Difficile d’être à la page et de pouvoir dire que l’on connaît toutes les nouveautés : de nouveaux lieux événementiels professionnels arrivent régulièrement sur le marché de la location. Pour pouvoir se renouveler, surprendre et proposer des expériences différentes, pas de recette miracle : il faut prendre le temps de visiter et découvrir de nouveaux sites.
✔️ Vous recevez peut-être des invitations à des cocktails d’inauguration pour de nouveaux lieux événementiels ? C’est un excellent moyen de repérer des pépites qui viennent tout juste d’ouvrir et que peu de monde connaît.
✔️ Autre piste : participez à des Eductours organisés par les régions et départements. Ces voyages de découverte durent généralement entre 2 et 3 jours et permettent de visiter une sélection de sites événementiels : hôtels, châteaux, domaines viticoles privatisables… Parfait si votre événement doit se dérouler en dehors de votre région. Les plannings des Eductours sont conçus pour optimiser votre temps et vous permettre d’avoir une vision complète de la destination en un minimum de jours.
📌 Oui, on vous l’accorde, cela demande d’y consacrer 2 à 3 jours.
Pourquoi faire appel à une agence événementielle
Si vous n’avez ni le temps personnel après le travail pour courir aux cocktails d’inauguration, ni le temps professionnel pour participer à un Eductour, faites appel à une agence événementielle. 😉
En règle générale, une agence a une connaissance approfondie du marché événementiel (c’est son métier après tout). Mais pas seulement. Une agence événementielle digne de ce nom participe régulièrement à des Eductours, prend le temps de s’informer et de visiter les nouveautés du marché. C’est le cas d’Event Solutions : où que nous soyons, nous visitons toujours de nouveaux lieux d’événements professionnels avant d’organiser un événement, en France ou à l’étranger.
Nous recevons de nombreuses invitations à des soirées, des cocktails d’inauguration, des Eductours en France et à l’étranger, et nous y répondons avec plaisir. Car, on ne le répètera jamais assez : rien ne vaut une visite sur place !
✔️ C’est lors de ces repérages que l’on peut évaluer les volumes, les configurations possibles, les hauteurs sous plafond, les vues offertes…
Les plateformes de réservation, une bonne idée ?
Les plateformes facilitent la recherche de lieu d’événement professionnel : catalogue en ligne, disponibilités visibles, réservation immédiate. L’outil est efficace, mais repose sur une logique purement transactionnelle.
Avant de s’engager, plusieurs limites doivent être prises en compte.
❌ Aucune visite de repérage : impossible d’évaluer les volumes, l’acoustique ou les installations sur place. Ce qui fonctionne en photo peut être inadapté en réalité.
❌ Un contact limité : il est parfois possible d’échanger avec un interlocuteur, mais sans véritable accompagnement. La plateforme ne personnalise pas l’offre et ne propose aucun ajustement.
❌ Aucune négociation : tarifs figés, prestations standardisées. Contrairement à une agence qui peut obtenir des conditions adaptées, ici tout est imposé.
❌ Un coût sans avantage : la plateforme prend sa marge, et le lieu ne réduit pas son prix car les clients viennent par l’inbound marketing, sans effort commercial de sa part. L’intermédiaire ne disparaît pas, il change : la plateforme remplace l’agence, mais sans offrir d’accompagnement. Le client paie le même prix qu’en direct, mais sans bénéficier des avantages qu’une relation commerciale classique pourrait lui apporter.
❌ Un choix comptable, pas événementiel : l’outil référence des lieux, mais ne réfléchit pas à l’expérience des participants. L’accessibilité, la logistique et la fluidité du parcours ne sont pas intégrés.
❌ Aucune protection contre les erreurs : si un détail a été mal anticipé, le client en assume seul les conséquences. Une agence, elle, identifie les risques et ajuste en amont.
📌 Une plateforme peut servir d’outil de recherche, mais ne remplace pas une approche globale. Un événement ne se résume pas à une réservation. L’anticipation et l’expertise restent essentielles.
Quel périmètre géographique envisagez-vous pour votre événement ?
C’est une question essentielle à se poser avant même de commencer à chercher votre lieu d’événement professionnel.
L’accessibilité est un critère clé qui peut influencer la décision finale de participation : Quelle est la distance maximale entre le point d’arrivée (aéroport, gare, métro…), l’hébergement et le lieu de votre événement ? Si vous zappez cette étape, vous risquez de proposer un lieu inadapté à vos participants.
Dans le cadre d’un événement à l’étranger, si vos participants sont français, il est préférable de choisir une destination sans correspondance aérienne ou ferroviaire.
✈ C’est un fait statistique : Plus le trajet prévu est long, plus le risque de désistement augmente.
Un lieu événementiel doit idéalement :
✔️ Être accessible en transports en commun
✔️ Proposer des facilités d’accès pour les personnes à mobilité réduite (PMR)
✔️ Disposer de parkings à proximité
Lorsque nous recevons un cahier des charges, 90% du temps, l’accessibilité est mal définie. Pourtant, ce critère conditionne toutes les recherches.
Dès le départ, nous trouvons les réponses à ces questions :
➡ À quelle distance minimale un lieu événementiel doit-il être d’une gare, d’un aéroport ou d’un métro ?
➡ Pouvons-nous élargir notre périmètre de recherche ou devons-nous nous concentrer sur une zone précise ?
Plus la zone est restreinte, plus la difficulté est grande. Moins d’options = plus de contraintes :
❌ Des lieux déjà réservés aux dates demandées
❌ Des sites fermés ce jour-là
❌ Des espaces inadaptés au budget
Anticiper ces contraintes, c’est optimiser votre recherche.
Combien de participants attendez-vous à votre événement ?
La question semble évidente, mais dans de nombreux briefs, le nombre de participants n’est pas clair ou mal défini.
📌 Impossible de choisir un lieu événementiel sans cette information.
❌ Un lieu trop grand donnera une impression de vide.
❌ Un lieu trop petit sera inconfortable.
✔️ Une estimation réaliste, même avec une marge d’ajustement, reste essentielle. Lorsque nous accompagnons nos clients, nous nous assurons que le volume d’invités estimé est cohérent pour affiner notre sélection et garantir le bon choix du site.
Trouver le bon lieu événementiel professionnel ne doit pas être une contrainte, mais une étape bien maîtrisée. Plus vos critères sont précis dès le départ, plus vous optimisez vos chances de sélectionner un lieu parfaitement adapté à vos besoins.
💡 Besoin d’un accompagnement ? Nous identifions pour vous les meilleurs lieux, en tenant compte de vos objectifs, de vos contraintes et des attentes de vos participants.
