Nous avons orchestré trois Journées d’étude pour les Universités d’hiver de Babychou Services, un défi relevé en janvier 2025. Après l’organisation de ses 25 ans en janvier 2024 et de sa Convention des collaborateurs en mars, Babychou Services nous a de nouveau fait confiance pour concevoir ses événements à Paris.
Notre mission : sélectionner des espaces chaleureux et adaptés pour accueillir ses franchisés les 23, 24 et 30 janvier 2025, dans un cadre favorisant les échanges et la formation.
Des lieux adaptés pour des journées d’étude réussies
L’enjeu était de taille : proposer des espaces adaptés aux besoins de chaque Journée d’étude, tout en garantissant une ambiance conviviale et un cadre propice aux interactions. Plusieurs pistes ont été explorées et les disponibilités vérifiées aux dates communiquées. Une sélection de lieux répondant aux attentes de Babychou Services a été soumise : lofts privatifs, hôtels avec espaces dédiés, adresses confidentielles en plein cœur de Paris.
Mais pour Event Solutions, organiser trois Journées d’étude, c’est aussi savoir gérer l’imprévu. 😎
Ajuster l’organisation face aux aléas
Fin décembre, un changement de dernière minute vient bouleverser nos plans : plusieurs participants initialement prévus les 23 et 24 janvier annulent, tandis que le nombre d’inscrits au 30 janvier augmente . Résultat : l’espace réservé pour les premières dates devient surdimensionné, tandis que celui prévu pour le 30 janvier s’avère trop exigu.
Les imprévus ? On connaît. C’est notre quotidien. Chaque événement est un jeu d’équilibriste où il faut sans cesse s’adapter aux nouvelles contraintes.
Pour les 23 et 24 janvier, un loft situé dans Paris Intra-muros reste confirmé. Mais pour le 30 janvier, nous devons trouver un espace plus vaste en un temps record.
Le choix du Kube Hôtel : une Journée d’étude repensée pour s’adapter aux nouveaux besoins
Le temps presse. À un mois de l’événement, nous explorons de nouvelles options, mais l’un des lieux envisagés n’est plus disponible. Finalement, nos recherches aboutissent : le Kube Hôtel 4 étoiles, dans le 18ᵉ arrondissement, coche toutes les cases. C’est là que s’est déroulée la journée d’étude du 30 janvier, dans un cadre élégant et modulable, pensé pour conjuguer efficacité et confort.
Présents sur tous les fronts et dans les moindres détails
Fidèles à notre engagement « 1ers arrivés, derniers partis », chaque étape de ces trois Journées d’étude a été assurée avec la même rigueur, quelle que soit la taille du groupe :
✅ Accueil des participants et coordination de chaque journée
✅ Assistance aux intervenants pour la projection de leurs supports
✅ Supervision du cocktail déjeunatoire avec une prise en compte des régimes alimentaires spécifiques
✅ Gestion des imprévus… y compris un bagage oublié dans le loft, récupéré et restitué sans stress à son propriétaire
Chaque événement, quelle que soit son envergure, apporte son lot de défis, et c’est cette gestion millimétrée qui fait toute la différence.
Un suivi attentif et des événements à venir
Sur le terrain, chaque Journée d’étude est encadrée par un membre de notre équipe, seul interlocuteur du client. Cette présence dédiée garantit une prise en charge totale et une qualité irréprochable, dans le respect des objectifs de l’événement.
Nous sommes ravis de poursuivre notre collaboration avec Babychou Services, qui nous a d’ores et déjà missionné pour l’organisation de sa Convention des collaborateurs en mars prochain, et nous les remercions pour leur confiance renouvelée.
Nouveau lieu, nouvelles attentes, nouveaux challenges… et toujours la même envie de relever chaque projet avec engagement et créativité.
Nous vous partagerons bientôt les coulisses de cette nouvelle aventure dans notre prochaine newsletter !
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Nous anticipons, nous orchestrons, vous profitez.
