« On travaille avec un prestataire référencé »
En tant qu’agence événementielle c’est la phrase qu’on n’aime pas trop entendre🙄
Comme on le dit à nos clients « on travaille avec tout le monde, on est marié avec personne ».
Seulement voilà, quand vous organisez un événement dans un hôtel ou dans un Palais des Congrès qui vous adresse la liste de ses prestataires référencés (traiteur, audiovisuel, sécurité, accueil), vous vous dites : Pas le choix il faut faire avec…
Pour nous, ça peut s’apparenter à un mariage forcé qui peut avoir plusieurs conséquences :
- Il va falloir « bousculer » les habitudes du prestataire qui intervient dans les lieux depuis X années, alors que ce que nous voulons c’est 100% de personnalisation
- Il est souvent plus difficile de négocier les tarifs des prestations
- Il n’est pas rare pour le lieu qui accueille l’événement qu’une rétro-commission lui soit versée et donc inclue dans le tarif des prestations (aïe !! 😕 Ça peut vite rendre la note salée.)
Est-ce une fatalité ?
Est- on soumis, pieds et poings liés? Non ! Fort heureusement, des solutions existent.
La facilité pour nous ce serait de se dire ok go, on contacte les prestataires audiovisuels de l’hôtel et ce sera plus simple.
Plus simple, oui parfois, mais pas toujours !
Un prestataire audiovisuel qui intervient régulièrement dans un lieu le connait certes sur le bout des doigts mais il a aussi ses habitudes.
Il est un peu comme à la maison et parfois certaines installations et configurations envisagées qu’il n’a pas encore exploité ça peut le bousculer un peu.
Nous en avons à nouveau fait l’expérience à Lyon lors de l’organisation de la Journée Régionale Santé et Sécurité au Travail pour la MSA. Nous avions besoin de faire appel à un prestataire audiovisuel.
L’hôtel lyonnais où se déroulait l’événement nous a transmis le devis de son prestataire audiovisuel pour la location d’un pupitre sonorisé avec micros col de cygne pour une journée.
Le coût annoncé de location chez le prestataire référencé : 2000,00 € HT.
Non le pupitre n’était pas en or mais à ce tarif, il aurait pu…
Il fallait certes installer une nouvelle sonorisation, car sur celle de la salle plénière on ne pouvait pas ajouter de micro supplémentaire. Mais tout de même, le coût nous a paru exorbitant.
Nous avons donc fait appel à notre réseau pour consulter un fournisseur audiovisuel à 5km de l’hôtel qui, pour les mêmes prestations nous a annoncé un budget de 620,00 € HT.
A prestation égale, ni une ni deux, vous savez quelle offre nous avons retenue.
Nous avons pris le temps d’expliquer à l’hôtel que nous ne pouvions pas signer le devis de leur prestataire référencé.
Cette solution a plusieurs avantages :
- Pour le client: il est largement gagnant du point de vue du budget
- Pour l’agence: Nous sommes en confiance car on travaille avec un prestataire que l’on connait déjà ou bien qui nous a été vivement recommandé par notre réseau.
Pour offrir des prestations de qualité à nos clients au meilleur tarif, notre approche consiste à :
- Établir un cahier des charges précis des besoins de notre client
- Identifier en France et en Europe les prestataires que notre réseau nous recommande
- S’assurer que les devis reçus correspondent aux besoins de notre client (ni trop de matériel, ni trop peu)
- Transmettre les offres à notre client et en discuter ensemble
- Retenir une offre et renégocier auprès du prestataire ce qui peut l’être
- Coordonner sur le terrain le montage la veille, l’exploitation le jour J, et le démontage post- événement.
En résumé, ce n’est pas parce que l’on veut nous imposer des prestataires que nous devons impérativement travailler avec eux.
Tout se négocie !
Le cas d’école
Pour un groupe de 150 personnes, nous avons privatisé le Musée Océanographique de Monaco pour l’organisation d’un cocktail au niveau des aquariums, suivi d’un dîner assis dans la salle des Conférences.
Concernant la restauration, notre client tenait impérativement à travailler en particulier avec un traiteur de la Côte d’Azur .
Seul hic, ce traiteur n’était pas référencé au Musée.
Pensez- vous qu’on allait nous dire :
– « Désolés, nous ne pouvons pas privatiser la totalité des espaces du Musée si vous ne choisissez pas pour votre événement un traiteur référencé par nos soins » ?
Non, bien entendu.
Nous avons alors organisé une dégustation avec notre traiteur pour que la Direction du Musée constate la qualité des mets qui allaient être servis au cours de l’événement.
Nous comprenons que la Direction d’un lieu d’exception tienne à conserver un service et des prestations culinaires de qualité mais nous attendons également d’elle une certaine souplesse.
En y mettant les formes, rien n’est impossible !
Notre client a finalement pu offrir à ses invités un cocktail et un dîner de gala servi par le traiteur qu’il souhaitait. Qu’importe l’énergie et le temps que cela a pris, l’essentiel pour nous était bien sa SATISFACTION.
