Escale lyonnaise de deux jours au Ruck Hôtel pour organiser la Journée Régionale Santé et Sécurité au Travail de la Mutualité Sociale Agricole.
LA MSA UN CLIENT HISTORIQUE
Les Rencontres Parlementaires
Tout à commencé en 2010 par un appel d’offres auquel Event Solutions a répondu.
À l’occasion des travaux parlementaires d’automne, il s’agissait d’organiser à Paris, pour la Mutualité Sociale Agricole les Rencontres Parlementaires entre les députés et les sénateurs, les administrateurs de la caisse centrale et les directeurs centraux.
L’un des points clés était de trouver un lieu situé entre l’Assemblée Nationale et le Sénat afin d’organiser une conférence suivie d’un cocktail dînatoire.
Nous avons proposé un hôtel situé à mi-chemin entre ces deux institutions : l’Hôtel Lutétia.
C’est ainsi que nous avons remporté ce marché et travaillé pour la 1ère fois avec ce client.
La MSA, pleinement satisfaite de nos services, a décidé de nous renouveler sa confiance et de signer un contrat pour 3 ans jusqu’en 2013.
Notre interlocuteur de l’époque, Christophe Simon (Chargé des Relations Parlementaires) nous a gratifié d’un commentaire que l’on vous partage:
Par la suite, le format de l’événement ayant été modifié, nous sommes restés en contact avec ce client même si aucune prestation nécessitant nos services ne se présentait à l’horizon.
Les Journées Régionales Santé et Sécurité au Travail
Ce n’est qu’en 2015 que la MSA nous a recontacté dans le cadre de Journées Régionales Santé et Sécurité au Travail qu’elle souhaitait organiser un peu partout en France.
Ne sachant pas encore si la MSA allait passer par un appel d’offres, nous avons établi nos propositions pour l’organisation et la coordination de ces journées en 2016 à Lyon, Rennes, Toulouse.
Depuis, chaque année, on sillonne la France (Montpellier, Bordeaux, Reims, Nantes…) avec ce client pour notre plus grand plaisir.
Nos échanges sont fluides on se connait bien et on a d’autant plus de facilité à répondre à ses besoins.
NOTRE MISSION EN 2023 A LYON
Trouver un lieu adapté au format de l’événement
Quand la Mutualité Sociale Agricole nous missionne pour l’organisation de ces Journées Régionales en raison du calendrier parlementaire, nous n’avons pas le choix que de trouver le lieu ad hoc, disponible à la date dite.
Cette année, il fallait trouver un site disposant d’une salle plénière et d’au moins 5 salles de sous-commission pouvant accueillir au total de 130 à 150 participants.
Finalement, ce sont pas moins de 165 personnes qui se sont réunies au Ruck Hôtel à Lyon pour des réunions en séance plénière mais aussi des ateliers participatifs en salles de sous-commission en présence notamment de médecins et infirmières.
L’accompagnement d’Event Solutions c’est notamment de:
- Sourcer les différents lieux qui pourraient accueillir cet événement
- Sélectionner le prestataire technique qui assurera la régie (pupitre sonorisé, écran de rappel, estrade, régisseur)
- Négocier les meilleurs tarifs auprès des différents prestataires
- Coordonner et piloter l’événement sur site.
Le succès d’un tel événement repose notamment sur le respect du timing imposé tout au long de la journée.
Il est primordial de gérer rapidement et efficacement le vestiaire des participants, l’émargement et le café d’accueil.
Nous avons également veillé à assister chaque orateur et intervenant dans chaque salle afin de s’assurer que le matériel mis à disposition fonctionnait parfaitement (vidéoprojecteur, système de click & share, pupitre sonorisé…).
Assurer le déjeuner de 165 personnes en 1 heure
L’un des challenges de cet événement était d’organiser un déjeuner assis pour 165 personnes en 1 heure ! Oui, en 1 heure et pas plus car le planning des réunions est chargé.
Le tout évidemment en tenant compte des régimes alimentaires spéciaux : sans gluten, sans ail, végétarien.
Une gageure mais une fois de plus nous avons relevé le défi.
Comment gagner du temps?
- En préconisant le service d’une entrée froide déjà sur table lorsque les participants s’installent pour déjeuner
- En recommandant un café gourmand pour le dessert. Café et dessert servi en même temps c’est le combo gagnant !
- En invitant gentiment 😊 les participants à rejoindre la salle de réunion dés la fin du repas.
Vivement 2024 que l’on puisse à nouveau imaginer, concevoir ces Journées Régionales Santé et Sécurité au Travail dans toute la France!
