Event Solutions a le plaisir de compter à son actif 12 éditions d’organisation et d’accompagnement d’une association pharmaceutique européenne pour son Forum annuel.
L’HÉBERGEMENT
Cette année, du 6 au 9 Février, l’InterContinental Bordeaux Le Grand Hôtel a de nouveau accueilli cet événement.
En effet, ce lieu n’est pas inconnu de nos clients puisqu’en 2018, nous avions déjà organisé ce même Forum pharmaceutique dans cet établissement. Les participants avaient gardé un bon souvenir de leur séjour et c’est avec plaisir que nous avons entamé les négociations avec l’hôtel en avril 2023 pour obtenir les meilleurs tarifs et les meilleures conditions d’annulation pour ce groupe.
UN FORUM INTERNATIONAL
Les participants n’étaient pas seulement européens. Certains venaient du Japon, de la Chine ou encore de l’Inde pour participer à ce Forum annuel.
Il a fallu faire preuve de flexibilité pour répondre aux désidératas, aux réservations de dernière minute, aux régimes alimentaires spéciaux de certains participants. Il faut donc composer avec ces différentes cultures qui n’ont pas toujours les mêmes habitudes alimentaires et tenter de les satisfaire au mieux.
Côté réunions, celles-ci se sont enchaînées tout au long de la semaine entre groupes en petits comités et séances en plénière.
LE RÔLE DE COORDINATEUR ÉVÈNEMENTIEL
Le montage de la salle plénière a commencé dès 8 heures le mercredi 7 février pour s’assurer qu’elle serait prête en fin de matinée pour effectuer les tests son et audio, mais aussi pour accueillir la 1ère réunion en après-midi.
Bien-sûr, Event Solutions était présent pour coordonner avec le Responsable Banquet, le dressage des pauses-café avec le timing du groupe. Le respect de la chronologie des activités est toujours un point crucial pour ce groupe qui souhaite toujours optimiser les temps de pauses et de repas.
Comme chaque année, nous avons préparé les sacs de bienvenue la veille de la remise aux participants. Et pour chaque groupe de clients, nous accompagnons un membre de l’hôtel pour la mise en chambre des cadeaux pour les participants. Cet accompagnement nous permet de nous assurer et de confirmer au client que les cadeaux sont bien remis dans la bonne chambre, destinée à la bonne personne.
Chaque détail compte et notre rôle de coordinateur événementiel sur le terrain prend tout son sens quand nous devons veiller au respect des consignes passées.
À cet effet, une réunion de briefing est toujours organisée le 1ᵉʳ jour en présence de notre client, d’un représentant de l’hôtel (bien souvent, il s’agit de notre contact commercial) et bien entendu avec notre agence.
Cette réunion a pour but de passer en revue chaque réunion, chaque pause, déjeuner pour s’assurer que :
- Le timing initialement indiqué n’a pas changé
- Le nombre de participants n’a pas évolué
- La configuration des salles est bien prise en compte pour chaque réunion
- Les spécificités alimentaires de certains participants sont respectées
- Les rafraîchissements des salles entre chaque réunion sont bien prévus
- La signalétique est bien prise en compte pour chaque réunion avec le bon logo
Cette réunion de briefing avant le début des réunions à son pendant en fin d’événement où l’on prend le temps de « débriefier » en présence des mêmes interlocuteurs. Ce moment nous permet d’échanger à propos des succès, et des axes d’amélioration à mettre en œuvre pour de futurs événements.
Le « 100% satisfait » est un mythe. Ce qui est réel en revanche, c’est que chaque évènement représente l’opportunité de mieux connaître notre client et de nous donner à 200 % pour nous adapter à ses besoins. À ce titre, nous tenons compte de toutes les remarques pour atteindre le meilleur niveau d’exigence possible et délivrer à notre client un service à la hauteur de ses attentes.
