Découvrez l’organisation et le déroulement de l’évènement d’entreprise organisé par Event Solutions à l’occasion des 25 ans de Babychou Services, à l’Hôtel Mama Shelter Paris West à côté de la Porte de Versailles à Paris.
TOUT COMMENCE PAR UN CONTACT LINKEDIN
La responsable Partenariats et Formations de Babychou Services nous contacte et prend rendez-vous avec Séverine Robidou sur son compte LinkedIn le 7 décembre.
Le but est d’évoquer ensemble l’organisation de l’événement des 25 ans de leur entreprise.
Claire Lanneau, dirigeante et fondatrice du Groupe Babychou Services, suit Séverine sur son compte LinkedIn depuis un moment.
Elle a envie de recevoir des offres de notre part pour cet événement marquant de son entreprise.
Suite au rendez-vous en visio avec la responsable Partenariats et Formations pour passer en revue le cahier des charges de l’événement, Event Solutions se met immédiatement au travail.
Nous sommes conscients que nous approchons des congés de fin d’année et qu’il faut trouver le lieu idéal et une offre attractive avant le départ en vacances de la dirigeante.
La date de l’événement est fixée au jeudi 25 janvier 2024. 📅
Une date fixe est toujours une difficulté supplémentaire.
Beaucoup de lieux ont déjà des événements planifiés à cette date.
SÉLECTION DES LIEUX : UN PROCESSUS STRATEGIQUE
Nous contactons plus de 20 sites réceptifs différents pour vérifier leurs disponibilités et s’assurer que le budget du prospect sera respecté.
Nous retenons une offre du Pullman Paris Bercy pour la partie hébergement et réunion du groupe.
Pour la soirée des 25 ans de l’entreprise, nous proposons la péniche Melody Blues. Elle est située sur le quai du Port de Bercy, à 10 minutes à pied de l’hôtel.
Nous soumettons une 2nde proposition pour organiser l’événement au Mama Shelter Paris West avec une unicité de lieux pour l’hébergement, les réunions et la soirée.
L’hôtel est situé à deux pas du siège social du client.
C’est cette offre qui a séduit la dirigeante de Babychou Services et qui est validée.
Planification et préparation de l’évènement de Babychou Services
Nous réservons très rapidement les chambres pour les franchisés du groupe, une salle plénière et deux salles de sous-commissions pour les ateliers qui se dérouleront tout au long de la journée.
Entre-temps, la cliente souhaite ajouter des tables de jeux de casino des vins pour sa soirée. L’agence effectue un repérage à l’hôtel une semaine avant l’événement pour s’assurer que nous disposons de l’espace nécessaire pour cette animation.
Gestion d’imprévus et réactivité le jour J
Le jour J est arrivé ! Le staff d’Event Solutions est sur le pont et assiste notamment l’équipe de Babychou Services lors de la préparation des badges et des sacs de bienvenue pour les participants.
Les réunions succèdent aux ateliers, lorsqu’en pleine matinée, l’alarme incendie de l’hôtel retentit !!! 🔔
Event Solutions prend alors en charge l’évacuation de la salle plénière pour que les participants soient en sécurité à l’extérieur de l’hôtel.
Une dizaine de minutes plus tard, l’alerte est levée et tout le monde peut réintégrer la salle. Ouf !!
Pour le déjeuner, un espace au restaurant de l’hôtel est réservé pour le groupe. Les franchisés peuvent continuer à échanger dans un cadre privilégié.
Des plats à partager participent à la convivialité souhaitée pour cet événement.
En raison d’une augmentation de 35% 📈 du nombre de participants par rapport au nombre initialement annoncé, il a fallu se creuser les méninges pour que les groupes puissent se répartir en sous-groupes dans les ateliers comme demandé.
La configuration des ateliers change le matin et l’après-midi.
Pour éviter les surcoûts de facturation de l’hôtel en raison de la manutention (tables hautes et chaises à déplacer), l’agence décide de se charger d’effectuer les modifications de mise en place tout au long de la journée, et ce, sans frais supplémentaires.
La présence d’Event Solutions sur le terrain, c’est aussi s’assurer que toutes les demandes du client soient respectées à la lettre.
Cette soirée là
Dès la fin de la dernière séance plénière, l’équipe s’attelle au montage de la soirée des 25 ans, moment phare de l’événement.
Les techniciens viennent installer les LEDs dans les tons ambrés, qui vont créer une atmosphère événementielle pour la soirée, proche des couleurs de l’entreprise.
Babychou Services souhaitait également des ballons qui rappelaient les 25 ans de l’entreprise. Le gonfleur électrique est une formidable invention qui nous a permis de gagner du temps ! 🥵
Une loge est prévue pour les artistes qui vont réaliser des animations de jonglerie lumineuse tout au long de la soirée. ⚡L’effet wahou est assuré grâce à la programmation du logo du client, d’un gâteau avec des bougies surplombé des 25 ans, de la phrase « Happy Birthday » qui apparaît lors des différents numéros des artistes.
Avant de lancer la soirée dansante, deux gâteaux avec des bougies sont présentés à la dirigeante pour marquer ces 25 années d’existence.
Les invités ont pleinement profité de la soirée et le dancefloor était en feu jusqu’à 1h30 !
Clap de fin sur un évènement d’entreprise réussi avec Babychou Services
Une fois de plus, nous avons été fidèles à notre adage « Premiers arrivés, derniers partis ».
Nous n’avons pas compté nos heures et notre temps pour que le déroulement de l’événement soit le plus fluide possible.
Les sourires de nos clients et des participants sont notre plus belle récompense et nous avons adoré accompagner Babychou Services pour la 1ère fois en ce moment si important pour son entreprise.
Merci pour sa confiance et sa disponibilité pour assurer le succès de son événement.
